Pedoman Persuratan Hipermata

PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN HIPERMATA 

I.       PENDAHULUAN

      Administrasi merupakan segenap penyelenggaraan setiap usaha kerja sama manusia mencapai tujuan tertentu. Administrasi dalam pengertian luas maupun sempit, dalam penyelenggaraannya diwujudkan dalam fungsi-fungsi administrasi yang terdiri dari rencana (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating) dan pengawasan (controlling).

Administrasi kesekretariatan Hipermata adalah segenap proses penyelenggaraan aktivitas kesekretariatan yang benar-benar berfungsi sebagai tempat dan pusat aktifitas organisasi. Untuk maksud dan tujuan tersebut, maka dalam penyelengaraan aktivitas kesekretariatan benar-benar dapat tercapai secara efektif.

Administrasi kesekretariatan organisasi dikenal dalam bentuk dan sistemnya. Dalam hubungan ini, pedoman administrasi  kesekretariatan menunjukkan suatu bentuk atau sistem yang spesifik.

Dengan berpegang pada kepraktisan , maka pedoman admindstrasi kesekretariatan, mencakup hal-hal sebagai berikut:

1. Pendahuluan
2. Organisasi Kesekretariatan HIPERMATA
3. Tata Kearsipan
4. Administrasi kearsipan
5. Keprotokoleran
6. Penutup
7. Lampiran

II.   ORGANISASI KESEKRETARIATAN

Untuk penyelenggaraan administrasi organisasi dengan efektif, diperlukan suatu tempat tertentu, sebagai pusat pengurusan segala sesuatu yang berhubungan dengan segala sesuatu yang dinamakan “Sekretariat Organisasi”.

Bagi HIPERMATA aktivitas organsiasi berpusat pada sekretariat organisasi yang berpusat di PB-HIPERMATA, komisariat dan rayon serta lembaga-lembaga lain yang ada di HIPERMATA. Administrasi kesekretariatan merupakan bagian dari pada administrasi organisasi, yaitu sebagai unit tugas yang penyelenggaraannya diserahkan bidang Sekretaris Jenderal atau sekretaris Organisasi. Usaha penyelenggaraan administrasi kesekretariatan bertujuan agar sekretaris benar-benar dapat berfungsi sebagai sekretaris organisasi,  yaitu:

1. Tempat kerja yang efisien bagi pengurus dalam pengendalian organisasi
2. Pusat Komunikasi Organisasi
3. Pusat Kegiatan administrasi

1. Perencanaan Pengaturan Sekretariat

Supaya sekretariat benar-benar dapat berfungsi sebagai sekretariat organisasi maka perlu dibuat perencanaan dan pengaturan tentang sekretariat tersebut.

Perencanaan dan pengaturan sekretariat meliputi:

1.      Letak Sekretariat

Sekretariat yang terletak pada tempat yang strategis akan sangat menentukan kelancaran komunikasi dengan pihak manapun , terutama dengan pihak anggota, sehingga mudah dicari, didatangi dan mudah pula mengadakan hubungan keluar, disamping pertimbangan kelancaran komunikasi maka dalam menentukan tempat harus dipertimbangkan tentang keadaan sekelilingnyaguna menjamin ketenangan dan kesehatan.

2.      Bangunan Sekretariat

Bangunan gedung sekretariat HIPERMATA hendaknya diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan administrasi maupun kegiatan-kegiatan lainnya, dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

1. Jumlah ruangan harus disesuaikan dengan jumlah kebutuhan kegiatan dalam sekretariat, yaitu:

· Ruangan tata usaha, tempat pengerjaan dan penyesuaian surat menyurat dan penyimpangan arsip-arsip.

·     Ruangan tamu untuk menerima tamu-tamu organisasi

·     Ruangan Perpustakaan

·     Ruangan persidangan pengurus

2. Antara ruangan-ruangan tersebut hendaknya diperhatikan antara satu dengan ruangan lainnya, dengan menganut prinsip-prinsip “time of motion study’ sehingga menjamin kelancaran organisasi.
3. Perlu adanya alat-alat atau perangkat sekretariat yang mendorong kelancaran tugas-tugas organisasi.
4. Perlu diperhatikan faktor-faktor keamanan dan kebersihan.

3.      Ruangan Sekretariat

Dalam mengatur ruangan sekretariat , hendaknya diperhatikan faktor-faktor yang dapat membuat ruangan tersebut benar-benar berfungsi sebagaimana mestinya, yakni memberikan kesenangan, semangat dan kemauan bagi orang yang tinggal didalamnya, yaitu menyangkut keindahan, kesehatan dan efisiensi.

III.            ADMINISTRASI SURAT MENYURAT (KETATAUSAHAAN)

1.      Urusan surat menyurat adalah suatu bidang yang penting dari lapangan pekerjaan adminitrasi kesekretariatan. Secara terperinci, pengertian surat sebagai berikut:

a.      Bentuk pernyataan seseorang kepada orang  lain  melalui tulisan

b.   Bentuk suatu media pencurahan perasaan , kehendak, pemikiran dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui orang lain

c. Merupakan suatu gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan dalam bentuk tulisan

2.      Mengingat pengertian dan sifat suatu surat seperti tersebut diatas, maka suatu organisasi turut menjadi sangat penting, yaitu:

a.       Sebagai alat komunikasi

b.      Sebagai dokumentasi organisasi

c.       Sebagai tanda bukti

3.   Proses penyelenggaraan  ketatausahaan atau dengan istilah lain “administrasi” adalah suatu proses yang berencana dan teratur dimulai dengan adanya ide. Administrasi surat menyurat meliputi:

1. Jenis-jenis Surat
2. Bentuk dan Isi Surat
3. Sirkulasi surat
4. Penyimpangan (pengarsipan)

4.      Bentuk dan cara  penulisan surat dalam penyelenggaraan ketatausahaan sangat tergantung pada jenis surat. Jenis-jenis surat HIPERMATA, yaitu:

a.       Surat Biasa

b.      Surat Mandat

c.       Surat Keputusan

d.      Surat Rekomendasi

e.       Surat Instruksi

5.      Bentuk dan isi surat

Rumusan surat HIPERMATA adalah termasuk surat resmi/dinas sehinggabentuk dan isinya harus menuruti ketentuan-ketentuan yang telah dibuat organisasi, yakni meliputi hal pemakaian kertas, pengetikan atau penulisan, bentuk surat, macam dan isi surat, yakni:

a.       Surat-surat organisasi ditulis dalam kertas putih

b.      Ukuran kertas yang dipakai adalah ukuran kertas folio

Berikut bentuk-bentuk surat HIPERMATA berdasarkan jenis persuratan:

a.      Surat Biasa

      Yaitu surat yang di buat untuk hal-hal rutin dan agenda keseharian HIPERMATA yang bersifat biasa seperti undangan, permohonan/permintaan, penyampaian dan sebagainya.

Nomor   :  01/A/SEK/PB-Hipermata/VII/2003      

Lamp     :  -                                                     

Hal        :  UNDANGAN RAPIMKOM                          Kepada Yang Terhormat,

Saudara (i) Pengurus Besar                                                                  KetuaKomisariat/Ketua

Di,-

T e m p a t  

                                                                                                     

Assalamu Alaikum Wr. Wb.                                 

Teriring salam dan doa semoga segala aktivitas keseharian kita mendapat rahmat dan ridho dari Allah SWT. Amin!          

Dalam rangka konsolidasi dan keinginan untuk menyelesaikan masaalah-masaalah internal organisasi terutama pembenahan komisariat serta pengadaan kesekretariatan. Maka kami dari pengurus Besar mengundang kepada saudara (i) untuk hadir dalam RAPAT PIMPINAN KOMISARIAT, Yang Insya Allah dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal     : senin, 7 Juli  2003             

W a k t u           : 19.00- selesai

T e m p a t         : Asrama Putera HIPERMATA

                            Jl. Baji Ateka No. 11                             

Demikianlah Undangan ini kami buat, atas perhatian dan kehadirannya kami haturkan terima kasih.

Billahi Taufig Walhidayah    

Wassalamu Alaikum Wr. Wb.                  

Makassar, 4 Juli  2003

Pengurus Besar HIPERMATA

                                                                             

RUSLI MANSYUR                                        SOFYAN SETIAWAN.S

Ketua Umum                                                    Sekretaris

b.      Surat Keputusan

Surat Keputusan merupakan jenis surat yang berisi penetapan dari suatu keputusan penting yang dikeluarkan pengurus.

Lampiran contoh surat keputusan HIPERMATA

KEPUTUSAN

  PENGURUS BESAR HIPERMATA                  

Nomor : 034/A/SEK/KPTS/ III/2006

Tentang

ANGGOTA MAJELIS PEKERJA MUBES

PB-HIPERMATA Periode 2004-2006

Dengan senantiasa mengharapkan Rahmat dan Ridho Allah SWT, PIMPINAN SIDANG RAPAT KERJA Setelah :

Menimbang Mengingat Memperhatikan Menetapkan

: : : :

1. 2.   1. 2. 1. 2.   1. 2.

Bahwa demi kelancaran,  efektifitas dan efisiensi Organisasi. Bahwa demi poin  1  diatas maka perlu dikeluarkan ketetapan dalam bentuk surat Keputusan. Pasal 13  AD, Pasal 27,28,29 ART  HIPERMATA Pedoman pokok Organisasi lainnya Hasil Musyawarah Kerja HIPERMATA Saran dan usul dari Pengurus Besar dan anggota HIPERMATA MEMUTUSKAN Anggota Badan Pekerja MUBES PB-HIPERMATA periode 2001-2003, sebagaimana terlampir Surat Ketetapan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan tidak akan ditinjau kembali kecuali terdapat kekeliruan didalam penetapannya.

Ditetapkan di      : Makassar

Pada tanggal       : 19 Maret 2006

PENGURUS BESAR

HIMPUNAN PELAJAR MAHASISWA TAKALAR

              3 spasi

D A R W I S                                                               M U K H L I S

Ketua Umum                                                              Sekretaris Jenderal     

c.       Surat PJS

 Surat pjst yaitu jenis surat yang berisi penugasan atau pemberian wewenang kepada seseorang .

Lampiran contoh surat PJS  HIPERMATA

SURAT PEJABAT SEMENTARA

Nomor : 01/PJS/VI/2006       

Dengan senantiasa mengharap rahmat dan ridha Allah swt, yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama               :   RUDY MANSYUR                               

Jabatan            :   Ketua Bidang PAAO

Dengan ini memberi jabatan semntara  Kepada : ½ spasi

Nama               :   Mursalin

Jabatan            :   Depart PAO

Surat Pejabat sementara Ketua Bidang PAAO, berlaku sampai ketua Bidang PAAO aktif kembali.

Demikian surat Pejabat sementara ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya,

Billahit tawfiq walhidayah,

Wassalamu alaikum wr. Wb.

Makassar, 9 Juni 2006

Pihak Ke- I

Yang Mempejabatkan

 

RUSLI MANSYUR

Ketua bidang PAO

Keterangan :

Nomor Surat : IST/A/PJS/VII/2006

IST=  nomor urut  pembuatan surat

A = Kode surat, kode A jika  surat itu ditujukan untuk internal HIPERMATA dan kode B jika surat ditujukan untuk eksternal HIPERMATA

VII = Bulan penulisan surat

2006 = Tahun penulisan surat

d. Surat Mandat

            surat mandat adalah surat yang dikeluarkan oleh pengurus untuk sebuh kegiatan organisasi yang ditugaskan, menyelesaikan suatu bentuk rumusan yang bersifat keahlian dengan batas waktu tertentu.

Contoh Lampiran Surat Mandat

SURAT MANDAT

NOMOR : 001/A/MDT/III/2006      

Dengan senantiasa mengharap rahmat dan Ridha Allah SWT.  PENGURUS BESAR HIPERMATA  Periode 2001-2003, Memberikan amanah kepada saudara :

H A S A N                                          Sebagai                        Koordinator  Steerring

IBRAHIM, SE                                               Sebagai                        Steerring committee

IRWAN KARDINANSYAH                        Sebagai                        Steerring committee

 Pada pelaksanaan Pleno II PB –HIPERMATA yang berlangsung dari tanggal 15-16 maret 2006 di Tangjung Bayam.

Demikianlah mandat ini kami buat dan disampaikan kepada yang bersangkutan untuk dilaksanakan dengan penuh rasa penuh tanggung jawab.

                                                   Makassar, 12 maret 2006

PENGURUS BESAR HIPERMATA

PERIODE 2004-2006 M

D A R W I S                                                       MUKHLIS

Ketua Umum                                                      Sekjend

a.      Buku Agenda Surat

      Untuk memudahkan sistem pengoloahan administrasi dan kesekretariatan dalam pengelolahan surat menyurat, surat masuk maupun surat keluar, pengarsipan dan dokumentasi agar teratur dan sistematis, maka sistem pengagendaan surat menyurat perlu diatur tersendiri, adapun unsur-unsur yang penting unutk dicatat adalah:

·         Nomor urut surat

·         Nomor kode surat

·         Nomor surat

·         Tanggal terima

·         Nomor dan tanggal surat

·         Isi surat

·         Asal surat

·         Keterangan

b.   Surat keluar

Surat keluar  adalah surat yang kita keluarkan untuk kepada pihak maupun intern organisasi dan perorangan. Surat keluar harus melalui sirkulasi sebagai berikut:

1.      Konsep surat harus diminta clearence kepada pengurus yang berkepentingan agar kita tidak terjadi perbedaan-perbedaan antara muatan, isi dan redaksi surat tersebut.

2.      Konsep surat yang telah mendapat clearence,  kemudian diberi nomor verbal.

·         Nomor surat dan kode arsip surat

·         Nomor surat

·         Tanggal surat

·         Perihal surat

·         Kepada siapa (keputusan, lampiran penyimpangan)

IV.  ADMINISTRASI KEARSIPAN

Arsip adalah kumpulan-kumpulan surat-surat yang disimpan secara sistematis, karena mempunyai suatu kemamfaatan apabila dibutuhkan dapat secara cepat dan tepat ditemukan kembali.

Surat-surat organisasi pada prinsifnya harus disimpan disekretariat/ kantor . tidak dibenarkan/dilarang penyimpangan surat-surat organisasi disimpan dari luar arsip organisasi yang dilakukan oleh person-person ataupun pengurus.

Surat-surat organisasi HIPERMATA ditempatkan pada map-map atau tempat-tempat tertentu dengan membedakan “Kode Ak surat keluar intern dan kode BK  untuk surat keluar ekstern. Sedangkan surat-surat masuk intern berkode Am dan surat-surat masuk ekstern berkode BM”.

Untuk memperoleh kepraktisan lebih lanjut dari kode-kode dasar tersebuit diates (surat masuk intern maupun ekstrn) dibagi lagi dengan sesuai denagn kebutuhan, misalnya :

Kode Map/arsip PB HIPERMATA

Periode Tahun 2001-2003

a.           Surat Masuk

a.1.  Surat masuk Intern :       

AM  I    : Panitia PB/Lembaga khusus/rayon HIPERMATA

AM  II   : Komisariat sejajaran HIPERMATA

AM  III : Anggota perorangan HIPERMATA

a.2.  Surat masuk ekstern:

BM  I    : Lembaga khusus/lembaga /instansi/perusahaan

BM  II   : Orsospol, prmas, organisasi mahasiswa/siswa,  kepemudaan

BM  III : Alumni dan perorangan

b.          Surat Keluar

b.1.  Surat Keluar Intern :      

AK  I       : Panitia PB/Lembaga khusus/rayon HIPERMATA

AK  II     : Komisariat sejajaran HIPERMATA

AK  III    : Anggota perorangan HIPERMATA

b.2.  Surat Keluar ekstern:

BK  I       : Lembaga khusus/lembaga /instansi/perusahaan

BK  II     : Orsospol, Ormas, organisasi mahasiswa/siswa,   kepemudaan

BK  III    : Alumni dan perorangan

V.        KEPROTOKOLERAN HIPERMATA

a.         Tugas suatu sekretaris bukan hanya pada pengelolaan surat menyurat dan pengaturannya dalam organisasi, kearsipan administrasi dan penyelenggaraan dokumentasi serta perpustakaan organisasi, tetapi meliputi juga suatu acara dan pelaksanaan yang disebut keprotokoleran.

b.      Keprotokoleran merupakan segala aktifitas yang berhubungan dengan penyelenggaraan suatu prosedur upacara didalam HIPERMATA. Oleh karena itu ia memegang peranan penting bagi berlansungnya suatu upacara. Demi tertib, teratur, dan keseragaman upacara oleh setiap instansi atau aparat HIPERMATA maka pedoman kesekretariatan ini menyuguhkan materi ini dalam pelatihan kepemimpinan nanti.

c.       Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam suatu upacara:

-          Tempat/Gedung

-          Tamu / undangan

-          Pengantar Acara

-          Susunan acara

Hal yang terakhir (susunan acara) merupakan hal yangs ering terdapat kesalahan, terutama dalam urutan-urutan pemebri sambutan. Urutan untuk memberi sambutan berbeda dengan urutan sapaan, urutannya adalah secara struktural/pengurus tertinggi mendahului pejabat dibawahnya dan seterusnya. Sedangkan urutan pemberi sambutan mulai dari pengurus terbawah sampai seterusnya keatas.

VI.     PENUTUP

1.      Pedoman administarsi kesekretariatan ini sangat penting dan diperlukan guna keseragaman menuju suatu bentuk organisasi modern dan efektif kerjanya.

2.      Administrasi kesekretariatan HIPERMATA yang ideal adalah usaha memanfaatkan sekretariat/asrama HIPERMATA untuk dapat berfingsi sebagaimana mestinya, yaitu:

a.       Tempat kerja yang efisien bagi pengurus

b.      Pusat kegiatan yang efisien bagi pengurus

c.       Untuk itu perlu persyaratan yang menyangkut; gedung/sekretariat, ketatausahaan/administrasi, keuangan dan fasilitas yang memadai.

3.      Untuk melaksanakan administrasi kesekretariatan yang baik sangat tergantung pada pelaksana-pelaksananya yaitu terutama staf sekretariat dengan bantuan dan pengertian anggota lainnya.

4.      Akhirnya dengan adanya pedoman administrasi kesekretariatan iniyang dirumuskan sesuai dengan amanah MUBES 15, mudah-mudahan organisasi HIPERMATA akan lebih mampu  bekerja dengan efektifitas yang maksimal dengan mengeliminasi kekurangan sebelumnya, bukan hanya sekedar organisasi daerah primordial yang partisan tetapi betul-betul berfungsi sebagai kader pembangunan masyarakat Takalar yang kaya konsep dan ide.
 Demikian penjelasan tentang persuratan dalam organda hipermata, kritik dan saran sangat kami perlukan untuk membamgun blog ini lebih baik.